Les fondamentaux de l’efficacité professionnelle

Programme

Être efficace repose sur une combinaison de compétences et savoir-faire.

Vous découvrirez comment associer une gestion du temps optimisée au regard des priorités de votre fonction.

Vous développerez la capacité de chacun à travailler avec les autres, lors des entretiens et en réunion. Par une bonne gestion du temps vous aurez une influence positive sur les relations : respect des engagements, climat détendu… et vice versa : le professionnalisme des relations permet d'être plus productif et donc de mieux gérer son temps. Tout est lié.

La formation "Les fondamentaux de l'efficacité professionnelle" apporte des outils et méthodes pour agir sur ces différents paramètres en même temps, et renforcer le cercle vertueux de l'efficacité professionnelle.

Partie 1 : Gérer son temps et ses priorités (1 JOUR)

1 Faire le diagnostic de sa gestion du temps

• Évaluer les risques d'éparpillement liés à son environnement.
• Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps.
• Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.

2 Mettre ses priorités au premier plan

• Clarifier ses rôles et ses responsabilités.
• Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels.
• Relier ses activités à ses missions prioritaires.
• Distinguer l'urgent de l'important pour éviter les pièges du temps.

3 Prendre les rênes de son emploi du temps

• Maîtriser l'art d'une planification efficace de ses taches
• Anticiper les moments critiques de sa fonction.
• Rester flexible pour intégrer les imprévus.
• Optimiser son organisation personnelle en tenant compte de ses biorythmes.

4 Mettre les nouvelles technologies à son service.

• Paramétrer ses équipements électroniques en lien avec ses priorités.
• Utiliser intelligemment ses outils électroniques pour exploiter leurs avantages sans se laisser envahir.

5 Consolider les acquis après la formation

Définir et mettre en œuvre son programme de gains de temps sur 4 plans :

• Matériel, fonctionnel, personnel et managérial.  

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Partie 2 : Travailler en relation avec les autres de façon efficace (1 JOUR)

 1 Structurer ses entretiens professionnels

• Définir son objectif d'entretien en fonction de ses enjeux et de ses interlocuteurs.
• Allier convivialité et cadrage au démarrage de l'entretien.
• Clarifier les enjeux et objectifs de chacun.
• Rechercher des solutions gagnants pour répondre aux objectifs de chacun.
• Formaliser les accords et le plan d'action, prévoir le suivi de l'entretien.

2 S'adapter avec souplesse à ses interlocuteurs

• Distribuer des signes de reconnaissance, négatifs et positifs
• Pratiquer une écoute active et observer l’autre avant de réagir.
• Valider sa compréhension grâce à la reformulation.
• Tenir compte des besoins de l'autre pour mieux adapter sa communication et sa  motivation.
• Répondre avec souplesse aux objections.

3 Gérer de façon constructive les situations tendues

• Choisir le mode de communication le plus approprié.
• Décoder les comportements sous stress.
• Développer son assertivité et oser affirmer son point de vue.
• Proposer un fonctionnement de travail efficace.
• Entretenir une relation positive dans le temps.

4 Consolider les acquis après la formation

Bâtir une stratégie de communication interpersonnelle et de motivation

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Partie 3 : Être productif en groupe de travail (1 JOUR)

1 Découvrir les principes de la dynamique de groupe au cours de simulations de réunion

• Les règles de travail efficace en groupe
• Les trois aires de la Dynamique de groupe
• Les trois fonctions de l’animateur
• La prise de décision en groupe

2 Préparer les réunions

• Définir avec précision l'objectif commun de la réunion.
• Choisir les méthodes de réunion adaptées aux différents objectifs poursuivis
• Choisir la durée et le nombre de participants,
• Définir des temps de paroles en relation avec les objectifs
• Définir l'organisation logistique de la réunion.
• Mobiliser les participants en amont pour que la réunion soit productive.

3 Préparer les supports pour faciliter le travail pendant la réunion

• Rassembler les données essentielles : faits, indicateurs, etc.
• Exploiter les données pour faciliter l'analyse.
• Utiliser les graphiques pour illustrer par des les données.

4 Animer la réunion en respectant le temps prévu

• Cadrer la réunion dès le démarrage : objectif et fonctionnement.
• Actionner l’intérêt collectif et l’éthique du groupe
• Faire produire le groupe et faciliter les échanges.
• Cadrer les débats et recentrer sur l'objectif.
• Formaliser un plan d'action opérationnel.

5 Organiser le suivi des actions définies en réunion

• Rédiger et transmettre un compte rendu facile à exploiter.
• Relancer avec diplomatie pour faire avancer le travail.
• Faire le bilan de l'efficacité collective et noter les axes de progrès.

6 Consolider les acquis après la formation, seul et en groupe

Développer une cohésion d’équipe par une succession de concertations sur un trimestre

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Prérequis

Formateurs

Divers