Préparer et animer une réunion efficacement

Objectifs :

Prendre conscience de l’importance et de l’intérêt positif des réunions dans le processus de prises de décisions dans l’entreprise. Diriger efficacement une réunion est une des conditions essentielles au succès d’une équipe. Il faut tout prévoir, anticiper, inviter aux questionnements qui rendront la vision claire des objectifs et des forces de l’équipe.
Les réunions réussies stimulent les membres, les rendent plus actifs et favorisent l’obtention de résultats.
Partir ensemble dans l’optique du dialogue… pour améliorer la « production ». Celui qui va mener les débats doit « être conscient » de son rôle, pour « l’interpréter » de manière constructive (techniques d’expression devant un auditoire et maîtrise des techniques d’organisation des débats).
Ouvrir l’esprit pour nous interroger et que chacun trouve les moyens intellectuels et techniques de se faire sa propre vérité. Etude de la « forme » : comment je suis perçu en temps qu’animateur de réunion, comment ma manière de diriger sera appréciée.

Constat des freins au bon fonctionnement

Etudier les différentes formes de réunions.
Pourquoi les réunions sont parfois stériles ?
Analyse des réalités de l’entreprise qui communique mal en interne : pas que des chiffres, pas que de la productivité, mais une équipe apaisée, plus efficace.

Mise en place d’une méthode en équipe

Comment les rendre fertiles ? Choisir le lieu et les heures.
Sélectionner les participants de manière pertinente.
La fréquence des réunions. Comment rédiger l’ordre du jour et pour qui ?
La distribution des rôles, le leader délégué et le patron, le scribe et le maître du temps. Rechercher la meilleure estime du groupe. La concertation.
Encourager la dynamique de groupe concertée : influencer le devenir de l’équipe.
Affirmer son point de vue, m’opposer, me plaindre, dire « non », défendre mes opinions de manières constructives. Les travaux qui permettent de tester notre aptitude à gérer un groupe humain.
Gérer les perturbateurs (le génie, le timide, l’hyper revendicatif, le sur-qualifié…)

Expérimentation

La réunion : lieu d’expression contrôlé. Les outils modernes de la réussite des réunions.
Bien préparer sa réunion ; anticiper. Agir plutôt que régir.
Comment concrètement s’enrichir des qualités de l’autre ? Travaux sur l’écoute qualitative.
Accepter de se remettre en question, et l’idée du changement.
Le débriefing : essentiel pour s’améliorer et vérifier les acquis (ou pas…)

Durée :

3 jours

Horaires :

Public visé :

Toute personne qui doit animer, préparer ou participer à des réunions ou des groupes de travail

Lieu :

Nombre de personnes :

Coût :

Remarques :

Moyens pédagogiques et d’encadrement mis en œuvre :

Utilisation de l’outil vidéo pro, jeux de rôles.
Découverte de ses potentialités psychiques et kinesthésiques de chacun avec des tests et l’utilisation du langage analytique.